(目的)

第1条　この規程は、別に定めがあるものを除くほか、本市の保有する行政文書に関して、文書事務の適正かつ能率的な遂行を図るとともに、行政文書の公開等の制度の円滑な運用に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理システムによる処理及び管理)

第3条　別に定めのある場合を除き、行政文書の処理及び管理は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条　行政文書の取扱いに関する事務の円滑化を図るため、課(課に相当する室、所及び課を置かない部、局を含む。以下同じ。)に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置く。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、課長の命を受けて、当該課における次に掲げる事務に従事する。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、行政文書の取扱いに関する事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び調整を行うものとする。

(文書の保存期間)

第7条　行政文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表に定める区分によるものとする。

(到達文書の配布)

第8条　到達文書は、総務課において文書事務を担当する課(以下「主管課」という。)又は名あて人に配布する。

(直接受領した文書等の取扱い)

第9条　会議、窓口での受付け、電子メールその他の理由により総務課を経ずに直接受領した行政文書は、主管課において処理するものとする。

(文書の処理)

第10条　主管課は、第8条及び前条の規定により文書を受領したときは、文書管理システムに必要な事項を登録するものとする。

(文書の記号及び番号)

第11条　公示令達文(指令を除く。)の記号及び番号には、市名及び番号をそれぞれ付するものとし、公告式番号簿等に登録するものとする。

(文書の起案)

第12条　起案を行うときは、文書管理システムに必要事項を登録し、第2条第5号に規定する文書管理システムによる決裁により処理するものとする。ただし、起案に用いる文書が第10条第2項各号のいずれかに該当するときは、紙文書を用いて処理するものとする。

(発送文書の記名)

第13条　発送文書は、事案の軽重、宛先の区別により、市長名、市名、副市長名を用いるものとする。ただし、通知、照会、回答、事務連絡等のうち軽微なものは、部長名又は課長名を用いるものとする。

(文書の保管)

第14条　保管文書は、原則として、当該事案の完結の日からその日の属する年度の翌年度の末日までの期間主管課において保管するものとする。

(文書の保存)

第15条　保存文書は、原則として、その保存期間が満了するまで主管課において書庫等に保存するものとする。

(常用文書)

第16条　常用文書は、主管課において管理するものとし、毎年度末日までに翌年度における取扱を確認し、必要に応じて見直しを行うものとする。

(文書の廃棄等)

第17条　保存期間の満了した保管文書及び保存文書は、主管課長が審査し、速やかに廃棄するものとする。