○玉野市電子計算機処理に係るデータ保護及び管理運営規程
昭和62年10月31日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この規程は、玉野市電子計算機処理に係るデータ保護及び管理運営規則(昭和62年玉野市規則第25号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、玉野市における電子計算機処理に係るデータ保護及び管理運営に関し必要な事項を定めるものとする。
(処理事務の要件)
第3条 電算事務は、次の各号の一に該当するものでなければならない。
(1) 市民福祉の向上を図ることができるもの
(2) 作業の軽減を図ることができるもの
(3) 事務処理の効率化を図ることができるもの
(4) 行政水準の向上を図ることができるもの
(記録事項の制限)
第4条 電子計算機を利用して記録する個人及び法人に関する項目は、本市若しくはその機関又は公益を目的とする団体の事務処理に必要な最少限度のものとする。
(不要書類の処分)
第5条 電算管理者は、個人及び法人に関するデータ並びにこれらのデータに関連するシステム設計書、コードブック等のドキュメントについて、その消却及び廃棄の手続きを定め、内容が第三者に漏えいすることのないよう注意しなければならない。
(入出力帳票及び媒体の管理)
第6条 電算管理者は、入出力帳票及び媒体(次条に規定する磁気ファイルを除く。以下本条において同じ。)の受払い及び保管に関する事項を定めそれを明らかにしておかなければならない。
2 電算管理者は、入力用の原票及び媒体等の受入れに際して必要な確認措置を講ずるとともに、処理後は直ちに取扱責任者への返却、所定の場所への格納又は廃棄等の措置を講じなければならない。
3 電算管理者は、出力用の帳票及び媒体等の引渡し、保管等の取扱いについて、必要に応じ関係する取扱責任者又は端末管理者と協議の上その方法を定めるものとする。
(磁気フアイル等の管理)
第7条 電算管理者は、磁気テープ、磁気ファイル等のうち、マスターファイル及びこれに準ずる重要なファイル(以下「磁気ファイル」という。)の受払い及び保管に関する事項を定めそれを明らかにしておかなければならない。
2 電算管理者は、磁気ファイルのデータの複写又は消去、磁気ファイルの廃棄又はクリーニング等についてその手続を定め、内容が第三者に漏えいすることがないよう注意しなければならない。
3 電算管理者は、磁気ファイルの障害の有無等について定期的に、又は随時に点検を行う等の措置を講ずるものとする。
4 磁気ファイルは、その重要度に応じて予備ファイルを作成し別に保管するものとする。
5 電算管理者は、磁気ファイルの重大な障害について報告を受けた場合は、その状況を調査し、必要な措置を講ずるものとする。
(ドキュメントの管理)
第8条 電算管理者は、システム設計書、オペレーション手順書、プログラム説明書、コードブック等のドキュメントのうち、外部に知られることを適当としないものを指定するとともに、原則として所定の場所に保管しておかなければならない。
2 電算管理者は、指定したドキュメントの外部への持出し、複写等について、その管理上必要な手続を定めるものとする。
(オペレーションの管理)
第9条 オペレーションは、原則として月間計画書等に従って行い、その実績を記録し、必要に応じ照合する等の措置を講ずるものとする。
2 データのうち、外部に知られることを適当としないものの処理に当たっては、オペレーションは、原則として指示又は承認を受けた者が複数で行わなければならない。
3 月間計画書等に含まれていない電算事務の随時処理又は緊急処理を行う場合は、電算管理者に届け出てその承認を得なければならない。
4 電算管理者は、前項の承認に際しては、関係部、課(室)長との協議を経なければならない。
(パスワードの管理)
第10条 電算管理者は、端末機の不正使用を防止するため、端末機取扱員ごとにその者の取扱範囲を定めたパスワードを交付するものとする。
2 前項のパスワードは、電算管理者において定期的に、又は必要があるときは随時これを変更し、端末機取扱員に通知するものとする。
(端末機の操作時間)
第11条 端末機の操作時間は、8時30分から17時15分とする。ただし、窓口業務の時間延長を行う場合は、当該業務時間に準じた時間を操作時間とする。
2 前項の規定にかかわらず、やむを得ない理由により端末機の操作時間を延長する場合は、事前に電算管理者の承認を得なければならない。
(保安設備)
第12条 電算管理者は、火災その他の災害及び盗難に備えるため、電子計算機室にハロン消化器、耐火金庫等の必要な保安設備を備えなければならない。
(新規適用業務の申請)
第13条 新たに電子計算機によるデータ処理を実施しようとする課(室)長は、その適用範囲、現状の問題点、予想される効果等を所定の依頼書に記載し、電算管理者に申請しなければならない。
(開発順位)
第14条 前条の申請に基づく承認に当たっては、電算管理者は、適用業務の現状、予測効果等を勘案し、電算管理委員会に諮り、最も効果の高いものから開発を行うものとする。
(適用業務の一部変更)
第15条 既に電子計算機で処理されている事務で、制度の改正又は事務改善のため処理システムの一部を変更しようとするときは、前2条の規定を準用する。
附則
この規程は、昭和62年11月1日から施行する。
附則(平成20年2月29日訓令第2号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。