○玉野市広域戸籍事務取扱要綱
平成16年10月19日
告示第178号
(趣旨)
第1条 この要綱は、岡山市北区、中区、東区及び南区(以下「岡山市四区」という。)、倉敷市並びに玉野市(以下「二市四区」という。)が相互の戸籍情報システムをネットワーク化した電子情報処理組織(以下「広域戸籍ネットワークシステム」という。)を用いて行う広域戸籍事務の取扱いについて必要な事項を定め、事務の円滑な実施を図ることを目的とする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(事務の範囲)
第2条 広域戸籍事務において取扱う事務は、戸籍証明書の広域交付事務並びに戸籍届書審査及び入力時における岡山市四区又は倉敷市の戸籍情報(以下「他市区情報」という。)の参照事務とする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(取扱職員)
第3条 広域戸籍事務を取扱う職員は、戸籍証明書の広域交付事務にあっては、本市戸籍事務補助者のうち岡山市四区並びに倉敷市の長より併任の発令を受けた職員とし、戸籍届書審査及び入力時における他市区情報の参照事務にあっては、本市戸籍事務補助者とする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(広域交付証明書の種類)
第4条 広域交付を行う戸籍証明書は、次のとおりとする。ただし、広域戸籍ネットワークシステムにより、本市のプリンター装置に出力できるものに限るものとする。
(1) 戸籍全部事項証明書
(2) 戸籍個人事項証明書
(3) 戸籍一部事項証明書
(4) 除籍全部事項証明書
(5) 除籍個人事項証明書
(6) 除籍一部事項証明書
(7) 除籍・改製原戸籍謄本
(8) 除籍・改製原戸籍抄本
(9) 戸籍附票全部証明書
(10) 戸籍附票個人証明書
(11) 除籍附票全部証明書
(12) 除籍附票個人証明書
(13) 改製原附票全部証明書
(14) 改製原附票個人証明書
(取扱場所)
第5条 戸籍証明書の広域交付事務は、岡山市広域戸籍事務取扱場所に関する規則(平成16年岡山市規則第163号)に規定する岡山市広域戸籍事務取扱場所及び倉敷市広域戸籍事務取扱場所に関する規則(平成16年倉敷市規則第79号)に規定する倉敷市広域戸籍事務取扱場所のうち、市民課の広域戸籍サービス窓口において行うものとする。
(一部改正〔平成23年告示62号・令和2年80号〕)
(職員の身分)
第6条 戸籍証明書の広域交付事務を行う場合は、当該請求に係る証明書の本籍地の市(以下「本籍市」という。)又は本籍地の区(以下「本籍区」という。)の職員として事務を取扱うものとする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(請求の範囲)
第7条 広域戸籍サービス窓口においては、第4条各号に掲げる戸籍証明書の交付の請求を受け付けするものとする。
(請求の方法)
第8条 前条の請求をしようとする者は、広域戸籍サービス窓口において、広域交付に係る戸籍証明書の請求書(以下「請求書」という。)により、自ら請求しなければならない。
3 前2項の請求を請求者本人が自ら行うことができないときは、委任の旨を証する書面を請求書に添えて、代理人により請求をすることができるものとする。
(証明書の作成)
第9条 広域交付に係る戸籍証明書(以下「証明書」という。)は、広域戸籍ネットワークシステムの操作により当該請求に係る本籍市又は本籍区の戸籍情報を検索し、本市のプリンター装置に出力することにより作成するものとする。
2 証明書の用紙は、本市において使用している改ざん防止用紙を使用するものとする。
3 証明書には、本籍市又は本籍区の長の職氏名を記し、職印は、本籍市又は本籍区の電子公印を用いるものとする。また、証明書欄外には、発行する市又は区の名称及び取扱場所を表示するものとする。
4 証明書が数葉にわたるときは、毎葉に本籍市又は本籍区の長の職印による契印をして加除を防止するための措置を講じなければならない。
5 除籍等に掛紙があるときは、磁気ディスクを原本とする除籍・改製原戸籍の謄抄本を掛紙の切り貼り、及び契印をすることなく帳票出力された形状のまま作成することの可否について(平成15年10月24日付け法務省民一第3177号回答)に基づき証明書を作成するものとする。
6 掛紙を用いて証明書を作成する場合は、本籍市又は本籍区の長の職印で接ぎ目に契印をしなければならない。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(交付手数料)
第10条 証明書の交付手数料は、本籍市の手数料条例に規定する額とし、その出納事務は玉野市財務規則(平成3年玉野市規則第10号)の定めるところによる。
(請求書の保管)
第11条 第8条第1項の請求書は、交付請求のあった広域戸籍サービス窓口において、保管するものとする。
2 請求書の保管に当たっては、本籍市又は本籍区の別に編冊するものとする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(他市区情報参照事務)
第12条 戸籍届書の受理審査のときは、他市区情報を利用して審査及び入力を行うことができる。
2 移記事項入力を行う場合において、請求者の本籍地が岡山市四区又は倉敷市にあるときは、他市区情報を利用して必要な事項の複写入力を行うことができる。
3 岡山市四区又は倉敷市で受理した届書の送付を受けた場合は、受理をした市又は区における届書入力の情報を利用して入力を行うことができる。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(他市区情報を利用できる戸籍届)
第13条 前条第1項に規定する戸籍届は、次に掲げるものとする。
(1) 出生届
(2) 養子縁組届
(3) 婚姻届
(4) 離婚届
(5) 離婚同時77条の2届
(6) 死亡届
(7) 入籍届
(8) 転籍届
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(他市区情報の利用)
第14条 戸籍届書の受理審査及び移記事項入力の際における他市区情報の利用は、戸籍記録事項証明書の公用請求の取扱いにより行うものとする。
2 他市区情報の利用は、専用の中間ファイルを通じて行うものとし、操作端末機の届書入力及び移記事項入力の業務選択画面からは、直接、他市区情報を参照することはできないものとする。
3 届書入力及び移記事項入力を行う場合において、他市区情報を利用するときは、あらかじめ当該戸籍の公用請求を行わなければならない。
4 他市区情報を利用する場合には、戸籍法(昭和22年法律第224号)第35条の規定に基づく移記すべき事項の届書への記載、又はこれに代えての戸籍謄抄本の添付及び戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号。以下「規則」という。)第63条に規定する書類の提出を届出人に求めないものとする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(帳票の出力)
第15条 届書審査を行う場合において、他市区情報を帳票として出力するときは、公用の戸籍記録事項証明書を発行するものとする。
2 前項の場合においては、戸籍記録事項証明書に代えて戸籍事務専用帳票を出力することができるものとする。
3 前2項の場合において、併せて審査用帳票を出力することができるものとする。
4 戸籍届書を岡山市四区又は倉敷市以外の市町村に送付する場合、届書に添付する公用の戸籍記録事項証明書を出力できるものとする。
5 前項の出力を行ったときは、公用請求を行った記録を残さなければならない。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(届書情報の送信)
第16条 規則第25条から第28条までの規定に基づき、届書等を岡山市四区又は倉敷市に送付する場合には、届書等を送付する前に、届書入力した内容(以下「届書情報」という。)を広域戸籍ネットワークシステムにより送信しなければならない。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(届書情報の利用)
第17条 岡山市四区又は倉敷市から規則第25条から第28条までの規定に基づく届書等の送付を受けた場合において、この届書等に基づく入力を行うときには、広域戸籍ネットワークシステムにより送信された届書情報の利用することができるものとする。
2 前項の場合において、本籍人については、本市戸籍データの検索により入力するものとし、届書情報の複写は、本市の本籍人に関する項目以外に限定するものとする。
3 送信された届書情報を利用した場合においては、職員が送付された届書に基づき入力内容の確認を行わなければならない。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(届書情報の管理)
第18条 届書情報は、定期的に中間ファイルの整理を行い、利用しなかった情報又は利用済みの情報その他の不要な情報の削除を行わなければならない。
(本人確認の範囲)
第19条 本人確認は、第8条第1項に規定する請求を行う来庁者についてこれを行うものとする。
(本人確認の方法)
第20条 本人確認の方法は、玉野市住民異動届の受付時等に係る本人確認処理要綱(平成16年玉野市告示第175号)の定めるところによる。
(請求等の拒否)
第21条 市長は、前条の規定による本人確認の結果、疑義が生じた場合は、その請求等を拒むことができるものとする。
(公印の使用)
第22条 本籍市又は本籍区の長の公印は、証明書が数葉にわたるときの契印又は証明書に掛紙があるときの契印に使用する場合に限り使用することができるものとする。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(公印の保管)
第23条 公印は、慎重に取り扱い、盗難、紛失、不正使用等がないよう厳重に管理、保管しなければならない。
2 公印の盗難、紛失、棄損等の事故があったときは、直ちに岡山市四区の公印にあっては岡山市北区長、中区長、東区長又は南区長に、倉敷市の公印にあっては倉敷市長に届けなければならない。
3 前2項に掲げるもののほか、公印の取扱いについては、岡山市四区の公印にあっては岡山市公印規則(昭和38年岡山市規則第21号)、倉敷市の公印にあっては倉敷市公印規則(昭和59年倉敷市規則第50号)に定めるところによる。
(一部改正〔平成23年告示62号〕)
(その他)
第24条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この要綱は、平成16年11月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日告示第75号)
この要綱は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月24日告示第62号)
この要綱は、平成23年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日告示第80号)
この要綱は、令和2年4月1日から施行する。